摘要：实习期间，在指导老师的帮助下，我对企业的行政管理工作有了一定的了解，在项目档案管理、员工管理、文案写作、行政协调等方面都在实践中进行了系统的学习，并将实践与理论相结合，不断尝试提高自己的专业知识水平和动手实践能力，为即将步入社会做好准备。本文是根据自身实习期间的具体情况及一些体会作出的总结。
关键字：项目档案管理；员工管理；文案写作；行政协调
1 实习单位简介 用友网络科技股份有限公司原名为用友软件股份有限公司，成立于1988年，2015年初，“用友软件股份有限公司”正式变更为“用友网络科技股份有限公司”。 用友公司是亚太本土领先的企业管理软件和企业移动应用、企业云服务提供商，是中国最大的ERP、CRM、人力资源管理、商业分析、内审、小微企业管理软件和财政、汽车、烟草等行业应用解决方案提供商，并在金融、医疗卫生等行业应用以及企业支付、企业通信、管理咨询、培训教育等领域快速发展。基于移动互联网、云计算、大数据、社交等先进技术，用友UAP私有云平台是中国大型企业和公共组织应用最广泛的企业计算平台，畅捷通公有云平台在小微企业和各类企业公共应用服务中得到运用。中国及亚太地区超过200万家企业与公共组织通过使用用友软件和云服务，实现精细管理、敏捷经营、业务创新。其中，中国500强企业超过60%是用友的客户。 用友网络科技股份有限公司宁波分公司是用友集团的全资分公司，成立于2001年4月。经过近15年的发展，目前公司拥有各类员工70多人，包括专业售前顾问，专业实施顾问，专业服务工程师，专业开发顾问等。 用友网络科技股份有限公司宁波分公司拥有丰富的企业应用软件产品线，覆盖了企业ERP（企业资源计划）、SCM（供应链管理）、CRM（客户关系管理）、HR（人力资源管理）、EAM（企业资产管理）、OA（办公自动化）等各个业务领域。行业涉及电子电器、机械、医药、服装、纺织、化工、食品、商贸等几十个行业。
2 实习主要过程 此次实习的目的在于通过在用友网络科技股份有限公司宁波分公司的实习，熟悉行政管理在企业中的具体应用，学习包括项目档案管理、员工管理、文案写作、行政协调等方面的实际操作等。实习过程主要包括以下几个阶段： 第一，了解公司文化，熟悉公司人员机构的划分，熟悉公司经营业务和经营对象。 第二，学习公司一些内部系统的使用。主要包括工时管理及看板系统、PMP项目管理系统、销管系统、网上报销系统等，以便在接下来的工作中能够加以应用。 第三，学习公司相关行政制度。主要包括员工文明办公制度、员工考勤管理制度、员工年休假及调休制度、员工奖惩制度、公司项目档案管理办法、办公用品采购及领用规定等，以便在日后的工作中，能够更好地协助行政人事总监进行行政管理。 第四，学习公文写作。为公司行政命令的发布、相关事宜的通知、公司活动的策划等需要撰写文案。 第五，办公室琐碎事情的处理，对各类小事件进行行政协调。 第六，总结实习经过，并完成实习手册、实习报告。 3 实习主要内容 我的实习内容大致而言可以分成四大板块，分别为项目档案的管理、员工的管理、公司文案的写作和文件的上传下达、公司其他琐碎事件的处理。 3.1 项目档案的管理 项目档案的管理是对公司在建项目进行整理、归档，及时将项目的更新上报给公司领导，公司员工需要了解某一项目进度或细节时也能够为他提供完整的资料，涉及的主要是公司对自身所有项目的管理措施，具体如下： 一是在工时管理及看板系统和项目管理系统中进行项目信息、人员信息、每月项目所用人天的录入。由于这两个系统是在省区分公司的要求下于今年重新启用，所以整个工作量十分浩大，每个项目的信息都需要从公司以往汇总制作的不同的excel表格中查找，为此，省区分公司领导邓军民先生还特地来到宁波进行讲解，而我也是在参加完此次培训后花了近一周的时间才将整个录入工作完成。 二是项目里程碑和项目验收报告的收集管理。项目里程碑即为每个项目某一阶段完成后由该项目的销售经理按公司要求填写完整并让客户和实施总监签名的证明，我在拿到项目里程碑和验收报告之后，将关键页复印，然后将里程碑原件和验收报告复印件交给财务部总监，做权责验收和费用报销用，并将里程碑复印件和验收报告原件放入项目档案中进行统一管理。 三是项目预算表和预算导入表的制作。根据集团制作的模板填写每个在建项目的预算表，并根据预算表制作预算导入表，将预算导入表导入到销管系统中，若不进行导入，则各实施顾问就不能进行相关费用的报销。 3.2 员工的管理 员工的管理主要是对人员每日的迟到早退、病假事假等进行管理，并对特殊岗位的员工按照公司要求进行必要的工作监督。具体如下： 一是实施日志的催收和更新。实施日志即为每个实施顾问在客户处对项目进行实施并经客户签字的证明，根据实施日志可汇总成一定时期内的实施人天，根据实施人天可计算公司在各项目上投入的人力成本。按照公司的规定，本周的实施日志需在下周三之前上交，本月的实施日志需在下月三号之前上交，我需要按时提醒各实施顾问上交日志并对汇总统计表进行更新，并于下月5号之前计算本月有效人天率上报省区分公司。 二是督促各位实施顾问于每周一下班之前将本周总结和下周计划提交到系统中，并及时进行审核。由于实施顾问工作性质的特殊性，他们上班经常需要去客户处而不在公司，所以总结和计划是公司管理实施顾问的重要途径之一。 三是每月1号要从考勤管理系统中导出员工的考勤信息的原始数据，并根据这些数据制作上月的员工考勤表，将两份表格交给行政人事总监薪资发放的标准。 3.3 文件的写作和上传下达 文件的写作可以说是对行政助理最基本的要求，而我也在此次实习中获得了许多公文写作的机会。 一是兄弟公司市场活动参与总结。在实习期间，一家兄弟公司——用友优普进行了一次市场活动，应行政人事总监的要求，我去参加了此次市场活动，并详细记录了整个市场活动的过程、成功与不足之处等，并撰写了一份总结报告上交给总监。同时也为我公司下一次的市场活动准备了一份策划。 二是各种会议及领导要求的通知。即为每次会议或领导要求撰写通知，并通过邮件的方式发放给各位员工。 尽管写作的文种并不全面，但这也使我更加明白到无论在什么单位，公文写作的重要性是不可替代的，必须要加强自身的公文写作能力。 3.4 其他琐碎事件的处理 作为行政助理，同时也需要处理公司内许多琐碎的事情。主要包括快件的收发、花木的养护、文件的打印和复印、来电的接听、会议时间地点的安排、办公用品的采购和分发、员工名片的制作、各种费用的报销、人员通讯录的更新、来访客人的接待等等。 4 实习的主要收获和体会 在这次为期八周的实习中，WWW.EEelw.com我最大的收获是对行政管理在公司的实际应用中有了一定的了解，并能够独立完成基本的管理工作。除了在专业水平上得到了不小的提升，在待人处事方面我也是获益匪浅，在公司中学到了许多与上级、同事相处的经验与教训。作为一名即将步入社会的学生，此次实习于我而言无疑是一次宝贵的锻炼机会，为我今后更好地投入工作指明了方向。 此次的实习让我认识到原先在学校中接受的更多的是理论知识，当我走出校门步入社会时，这些知识并不会马上转化成为我在工作中需要的实践能力，而是需要一个较长的过程，才能够使所学的专业知识融入到工作中来。这一体会让我认识到实践的重要性。同时，我也意识到，进入一家企业工作，我们需要的更多的是自身的学习能力，因为知识是无限的，我们不可能在进行一项工作之前就完全掌握它所需要的知识，然而锻炼自己的学习能力，使其达到一个较高的水平，那么我们就可以在工作中边做边学，只有这样才能够胜任任何一项工作。 作为一个行政助理，我需要同时兼顾到公司的许多事务，虽然都是一些比较细微的小事，但是当他们叠加在一起时其实也并不像想象中的那样简单。这就要求我锻炼自己学习以外的能力。首先是要求自身有良好的计划性，能分得清每件事的主次，先完成重要的工作，后完成相对次要的工作。其次是要求有良好的执行能力，在上级下达任务或自己安排工作的先后顺序时，要能够尽快投入到工作的状态中，才能够按时完成任务。再次是要能够与同事友好相处，因行政助理的工作很多时候都要和其他同事进行协作和配合，因此良好的同事关系往往能够使工作事半功倍。 5 总结 此次实习使我了解到社会工作与校园生活的巨大区别，也使我认识到实际工作与理论知识的差别，同时给了我一次很好的锻炼机会，使我获益匪浅。我将好好利用此次实习学习到的经验，为即将步入社会做好充分的准备。 |
